Management Trainee – Hỏi và đáp về vòng thảo luận nhóm

0
1782
Quản trị viên tập sự - Hỏi và đáp về vòng thảo luận nhóm

Thảo luận nhóm là vòng thi quan trọng của kì thi tuyển Management trainee (Quản trị viên tập sự). Ngoài loạt bài về vòng thảo luận nhóm mà chị đã chia sẻ trước đây, chị cập nhật một số câu hỏi và chia sẻ của chị dựa trên những thắc mắc các bạn hỏi gần đây nhé!

🍀 Bạn nào chưa xem loạt bài trước thì xem tại list bên dưới nha

  • 5 tiêu chí đánh giá và 4 cách tỏa sáng ở vòng thảo luận nhóm (click để xem)
  • Những điều nên và không nên làm ở vòng thảo luận nhóm (click để xem)
  • Bài thi mẫu vòng thảo luận nhóm kì thi MT (click để xem)

🍀 Ukie, vô vấn đề chính nè

1⃣ Về chuyện bầu leader khi thảo luận nhóm: Khi em đề nghị team cần 1 leader thì các thành viên khác gạt đi ko thực hiện thì làm thế nào?  Em rất muốn làm leader nhưng các bạn đều tranh nhau làm thì phải làm sao?

Đầu tiên, các bạn phải chấp nhận bản chất của vòng thảo luận nhóm luôn khó nhằn như vậy, khi mà bạn phải làm việc với nhiều bạn khác trong nhóm mà ai cũng muốn toả sáng để giành được vị trí tuyển dụng. Nhưng đó cũng là môi trường để chứng minh được bản lĩnh của mình – dù làm việc với nhiều người, nhiều cá tính khác nhau và ai cũng muốn tranh quyền mà mình vẫn phát huy được thế mạnh và ý kiến của mình thì đó mới là điều đáng nói.

Quay lại với chuyện danh xưng leader của nhóm. Như chị đã chia sẻ ở những bài trước, có được chức danh “leader” hay không không quan trọng, mà quan trọng là bạn làm được những gì leader phải làm. Chuyện các bạn ko chấp nhận bầu 1 leader là dễ hiểu vì các bạn sợ người đó sẽ nổi bật hơn mình và sẽ dễ được nhà tuyển dụng để mắt tới. Vậy nên, thay vì chăm chăm giành cho bằng được vị trí leader, các bạn có thể nhận làm time keeper kiêm tổng hợp ý kiên, điều này cho bạn lợi thế hướng mọi người đi đúng kế hoạch, không bị lố thời gian, gom gọn lại được ý kiến như  những hành động 1 leader cần làm. Hay nói cách khác, dù bạn không được cả nhóm công nhận một cách chính thức là leader nhưng khi nhìn những gì bạn làm, nhà tuyển dụng có thể thấy bạn như là một “leader ẩn danh” – người giúp cả nhóm có được kết quả tốt nhất.

2⃣ Trong vòng thảo luận nhóm của chương trình Management Trainee, các vai trò cần phân trong một nhóm khoảng 5 người là gì?

Cách phân chia vai trò trong nhóm thực ra không có câu trả lời cố định. Không nhất thiết mỗi người đều chỉ được làm một vai trò, trên cơ bản làm sao để cả nhóm có thể hoàn thành bài thi đúng giờ với sự đồng thuận của mọi người thì bài tập nhóm được xem là thành công. Vậy nên để đạt được mục tiêu, thường sẽ có time-keeper (người canh thời gian), người ghi chú (take note), người tổng hợp ý kiến, người đưa ý kiến, leader (tùy nhóm, có nhóm có, có nhóm không), người thuyết trình (presenter – nếu đề bài yêu cầu),v.v… Nhưng làm gì thì làm ai cũng phải có nhiệm vụ chia sẻ ý kiến và góp ý cho những ý kiến khác của nhóm. Tùy nhóm mà sẽ có cách phân chia khác nhau, có thể có nhóm 1 người kiêm vai trò từ ghi chú, canh giờ, đến tổng hợp ý kiến, có nhóm sẽ có 1 người canh giờ riêng chẳng hạn. Đừng tự ép mỗi người chỉ được làm 1 vai trò, miễn sao cả nhóm đều đồng thuận để tiến hành làm là được. Và nếu bạn gặp tình huống không được phân vai nào đặc biệt mà chỉ làm người đóng góp ý kiến thì cũng đừng buồn, quan trọng là bạn làm tốt vai trò đó của mình, phân tích và đưa ra ý kiến chuẩn xác thì bạn cũng có công rất lớn trong phần này.

3⃣ Khi thảo luận các bạn quá hiếu thắng và nói nhiều (aggressive), luôn miệng thảo luận thậm chí em đã giơ tay xin phát biểu mà các bạn vẫn cố cướp lời làm em mất lượt nói thì em nên ứng xử như thế nào?

Lại là một tình huống thường gặp của vòng thi này. Thực ra, đây là một trường hợp không hiếm, hoặc có thể nói là khá phổ biến. Nếu các bạn có thể xứ lý tốt được tình huống ngay cả trong môi trường có quá nhiều người aggressive thì càng chứng minh đươc khả năng thích nghi và làm việc nhóm của bạn. Mai này khi vào môi trường làm việc thực tế, các tình huống làm việc nhóm sẽ càng khó hơn, thậm chí các bạn phải biết cách gây ảnh hưởng lên cả những người khó tính hoặc cấp trên của phòng ban liên quan trong buổi họp. Vậy nên không thể vì các bạn quá aggressive mà đánh mất cơ hội nêu ý tưởng của mình, cũng như trong tương lai bạn phải thật vững vàng mới có thể đứng trước nhiều người thể hiện quan điểm của mình trước những phòng ban khác. Đừng trách người khác nói nhiều – mỗi người mỗi tính cách khác nhau, chuyện của bạn là phải thích nghi được với cả những người aggressive nhất.

Mỗi người có thể sẽ có 1 cách xử lý tình huống khác nhau. Một cách các bạn có thể làm là biết kết hợp giữa “cương” và “nhu”. Ban đầu, hãy lịch sự giơ tay để nêu ý kiến. Tuy nhiên, nếu đã giơ tay nhiều lần và xử lý một cách hiền lành mà các bạn vẫn không để ý, hoặc ngắt lời, hoặc gạt phăng ra thì đây là lúc phải áp dụng biện pháp cứng rắn hơn. Các bạn có thể phải ngừng cuộc tranh luận giữa chừng và đề nghị mọi người lắng nghe mình. Tuy nhiên, phải hết sức cẩn thận, đừng để bản thân mình trở thành một người thô lỗ và ích kỉ, mà hãy cho mọi người thấy việc để tất cả cùng nêu ý kiến là lợi ích của cả nhóm. Các bạn có thể phải dùng biện pháp mạnh để được nói, thể hiện quan điểm là mỗi người đều nên có quyền chia sẻ ý kiến để có kết quả tốt nhất cho cả nhóm, trong khi nãy giờ cả bạn và một số bạn khác trong nhóm (có thể nêu tên rõ ràng để kéo các bạn khác ủng hộ) dù có giơ tay muốn nêu ý kiến nhưng vẫn chưa được nói. Và vì vậy, bạn muốn cả nhóm thay đổi cách làm việc, cùng cho nhau cơ hội được nói, tận dụng được thế mạnh của tất cả mọi người, nếu không bạn không nghĩ nhóm đang hoạt động một cách hiệu quả nhất. Tóm lại, quan trọng là các bạn phải biết khi nào cần lịch sự, khi nào phải cứng rắn, và đừng làm cho mọi người thấy các bạn chỉ vì lợi ích cá nhân mà trái lại, đây là quyền lợi nhóm.

4⃣ Bài thi thảo luận nhóm trong Management Trainee thường có 2 phần: analysis (phân tích) và recommendation (đề nghị) thì cả nhóm nên cùng nhau giải quyết hay chia ra?  Và vì các bạn đều nghĩ làm recommendation sẽ dễ tỏa sáng nhất nên tranh nhau làm thì em nên làm thế nào?

Tuỳ cách của nhóm có thể phân công phù hợp, ví dụ có nhóm sẽ cùng nhau làm và giới hạn thời gian mỗi câu hỏi, có nhóm sẽ chia ra 2,3 nhóm nhỏ làm những câu hỏi khác nhau. Và quan trọng là các câu hỏi có liên quan với nhau hay không, nếu không liên quan mới có thể chia ra, còn nếu liên quan thì dĩ nhiên là khó lòng chia nhỏ được.

Thứ hai là đừng nghĩ phần recommendation là tinh hoa của phần thi, ai giành được phần này sẽ có nhiều cơ hội hơn phần analysis. Vì thực ra hai phần này liên quan chặt chẽ đến nhau, có phân tích tốt mới ra được gợi ý hay, và phần phân tích này cực kì cực kì cần thiết, kể cả sau khi đi làm. Khả năng đọc số liệu, hiểu được những mối liên quan đằng sau câu chữ, đằng sau những con số và kết nối lại được với nhau là một đặc tính cực tốt.

Và điều thứ 3 là một khi đã nhận phần nào thì phải làm hết sức ở phần đó chứ không hậm hực so đo. Giả sử nhóm các bạn muốn chia hẳn ra 1 team phân tích,1 team làm gợi ý (mà chị thì không ủng hộ lắm, vì thường 2 phần này liên quan với nhau, có phân tích mới ra được gợi ý chứ ), thì bất kể bạn nhận phần nào cũng hãy làm thật tốt. Sau này khi bạn đi làm cũng vậy, nhiều khi bạn sẽ được phân công một thứ hết sức vụn vặt nhưng nếu bạn để tâm hết sức và làm chỉn chu thì nỗ lực của bạn vẫn được công nhận. 

Cuối cùng, quá trình bạn làm cũng quan trọng như kết quả bạn nói ra. Vậy nên, đừng chỉ nói ra hời hợt một vài phân tích ngắn gọn, mà hãy tận dụng thời gian để chia sẻ với nhóm tại sao bạn ra được những phân tích như vậy, những số liệu nào, những suy luận nào để đưa ra kết quả. Đây là cách bạn tóm gọn lại những nỗ lực của mình cho mọi người thấy, và vì vậy dù công việc bạn có nhỏ cỡ nào mọi người cũng sẽ công nhận khi thấy tâm huyết bạn bỏ ra cho nó.

5⃣ Nếu nhóm xảy ra mâu thuẫn khi phân công hoặc khi chọn đáp án, đưa ra kết quả thì phải làm sao? Ví dụ nhóm của em, em đề nghị các bạn làm finance thì hãy làm phần phân tích, còn các bạn sales/marketing sáng tạo hơn thì nên làm phần recommendation nhưng các bạn phản đối

Thực ra phần này có 2 ý chị sẽ trả lời. Ý đầu tiên là không nhất thiết tài chính thì không sáng tạo và mkt/ Sales thì không giỏi phân tích. Vì vậy nên cũng dễ hiểu nếu các bạn phản đối cách phân chia này và muốn đổi phần. Đừng để định kiến làm chia rẽ nội bộ nhóm và làm cho người thực hiện cảm thấy không hài lòng.

Ý thứ 2, làm sao để tránh mâu thuẫn? Trong thời gian thi tuyển dụng hạn hẹp thường mọi người sẽ bốc thăm hoặc vote (bỏ phiếu) để đi đến kết luận cuối cùng một cách nhanh nhất. Nhưng trên thực tế đi làm ít khi nào mọi người dùng cách vote, vì chuyện kinh doanh tiền nong, vấn đề rất quan trọng và phức tạp, phải có cách giải quyết hợp lý nhất nên sẽ tốn nhiều thời gian để đưa ra số liệu, lập luận để đến được kết quả cuối cùng. Tuy nhiên trong môi trường thi Management Trainee thì giám khảo vẫn châm chước do thời gian trao đổi và bàn luận của nhóm có hạn. Nói đi nói lại, cách tốt nhất vẫn là cả nhóm thống nhất với cách làm vì đồng ý với một ý tưởng nào đó dựa trên phân tích cụ thể chứ không nên lệ thuộc vào hình thức bỏ phiếu.

Lời nhắn gửi cuối cùng và cũng là quan trọng nhất từ chị: để làm được những hành động chị đã chia sẻ ở trên thì không chỉ “diễn” trong vòng thi này là xong được. Đây là kĩ năng mà các bạn rèn luyện và phát triện được qua một khoảng thời gian rất lâu với các hoạt động đội nhóm trong quá khứ. Đừng chỉ học thuộc và diễn một cách đối phó, vì chẳng khác nào bạn đang múa rìu qua mắt thợ cả. Hãy tiếp tục rèn dũa mình qua các buổi họp hành, thảo luận nhóm nhé!

Chúc các bạn thành công chinh phục công việc đầu đời mơ ước với chương trình Management Trainee nhé!

Yêu thương,

Chị Thư ❤

Note: Bài viết thể hiện quan điểm cá nhân, không đại diện cho ý kiến của các công ty tuyển dụng.

Cập nhật thông tin về hành trang cho công việc đầu đời tại

- Advertisement -

FACEBOOK COMMENTS