💦 Tiếp nối với chủ đề Bí quyết chinh phục diễn giả lần trước, chị lại gửi đến các bạn 2 tips nữa nhé ^^. Bạn nào chưa xem 3 tips đầu thì xem lại ở đây nghen: Bí quyết chinh phục diễn giả – phần 1
4. Trau chuốt email gửi đi – format, nội dung và chữ ký
Có một điều tưởng như là mặc định, vậy mà rất nhiều bạn sinh viên từ các CLB và cuộc thi uy tín khi tiếp cận với chị vẫn mắc phải khi gửi mail nè.
☘️ Đầu tiên là format bức thư. Có bạn font chữ bị lỗi (như kiểu copy nội dung từ file này file kia ra) nên loạn xì ngầu cả lên, lúc font 11, lúc 13, có lúc nhảy lên cả 18 to đùng hic. Rồi thì bullet nữa, toàn là tự gõ tay trong khi các trang gửi mail đều có chức năng bullet tự động thẳng thóm hết sức đẹp xinh mà không chịu dùng nè.
☘️ Tiếp nữa là nội dung nhé. Cần gì diễn giả vui lòng dùng phương pháp diễn dịch – tức là nêu ý chính trước rồi sau đó chi tiết sau, đừng để diễn giả đọc hết email dài như cái sớ rồi cuối thư mới biết các bạn cần gì nghen ^^. Viết nội dung chính lên đầu sẽ giúp diễn giả hiểu vấn đề nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn và khi đọc những nội dung sau cũng sẽ tiện hơn đó. Ví dụ: “Dear chị Thư, em viết mail này để mời chị là diễn giả cho chương trình Kỹ năng sinh viên của CLB Pink Club – CLB kỹ năng của trường ĐH Toán Tin”, rồi xong mới xuống dòng giới thiệu CLB, nội dung, đối tượng tham gia các kiểu con đà điểu nghen ^^. Nếu cần người ta hỗ trợ nhiều thứ quá thì nên có thêm 1 mục chính là “Những hoạt động cần diễn giả hỗ trợ” để diễn giả nhìn ngay và luôn 1 cái là biết nhiệm vụ của mình là gì nghen. Có nhiều bạn viết email cho chị mà chị dành hết cả thời thành xuân đọc mãi đến cuối mail mới biết các bạn cần chị hỗ trợ những gì, khúc đầu thì vừa đọc vừa hoang mang 😛 . Thời gian là vàng, tiết kiệm vàng cho cả đôi bên nghen 😉
☘️ Cuối cùng, nhớ là để thêm chữ ký cuối email nhé – quan trọng là có số điện thoại trong chữ ký nha. Vì nhiều khi diễn giả cần liên hệ gấp với các bạn thì họ sẽ nhìn chữ ký trước để kiếm số liên lạc. Chị thì có lúc cần gấp mà lục hoài cả nửa tá cái email vẫn không kiếm nổi số điện thoại của mấy bạn. Chưa kể có mấy bạn toàn có thói quen contact chị qua messenger nên tìm số điện thoại cũng mò kim đáy bể luôn hà. Đó, nhớ – có email kèm số điện thoại. Và nếu liên hệ messenger với diễn giả thì nên để thêm địa chỉ email và số điện thoại khi trao đổi để sau này tìm nhau còn dễ nha ^^.
5. Tiếp nhận góp ý một cách chủ động và trọn vẹn – có recap email sau mỗi meeting
☘️ Nên nhớ là các anh chị diễn giả đều đi làm và thường rất bận rộn (chưa kể còn phải dành thời gian cho gia đình nữa), vì vậy các bạn cần hết sức chủ động khi giao tiếp và tiếp nhận góp ý từ diễn giả. Có rất nhiều lần chị góp ý cho các bạn về nội dung chương trình và đã dặn dò kĩ là – “sau khi meeting xong em nhớ gửi mail recap những feedback của chị kèm next step và deadline cụ thể để mình cùng follow up chung nhé”, ấy vậy mà chục ngày trôi qua nhưng vẫn chưa nhận được bất cứ cập nhật về chương trình. Chị Thư lại hoang mang – liệu 10 ý chị góp ý các bạn có năm được hết chăng, có ý nào hiểu sai không, rồi file chỉnh sửa sau feedback trông như thế nào…và cũng không rõ là các bạn sẽ follow up công việc theo như deadline đã thống nhất hay có chỉnh sửa gì không, rồi sắp tới next step là gì, vân vân và mây mây….
Thành ra hãy chủ động follow up để các diễn giả yên tâm và thấy được sự chuyên nghiệp từ các bạn nhé!
☘️ Một điểm dặn dò cực quan trọng khác là chắc chắn sẽ có những công việc, nội dung follow up mà bạn không thể hoàn thành và reply sớm ngay trong vòng 24h được. Vậy thì hãy reply diễn giả recap lại next step kèm deadline bạn sẽ hoàn thành thay vì đợi mãi đến khi có câu trả lời mới reply nhé. Gì chứ cái này chị Thư là “nạn nhân” hoài luôn á. Chị góp ý cho các bạn chỉnh sửa, 5 ngày sau các bạn mới reply và sorry chị reply trễ do phải đợi ban điều hành góp ý. Trong 5 ngày đó là chị Thư đủ hoang mang rồi hihi. Thiệt ra đơn giản lắm, chỉ cần ngay ngày hôm sau reply nhẹ cho chị Thư là “Chị Thư ơi em nhận được góp ý chị rồi, cho tụi em 1 tuần nữa để thảo luận nội bộ rồi trả lời chị nhé!”, một câu thôi mà chị Thư sẽ mát ruột mát gan ngủ yên tới sáng rồi từ từ đợi cả tuần cũng được luôn đó :”>
💦 Rồi, 5 bí quyết này chị thấy cũng kha khá để cá bạn trẻ của chị “dằn túi” đặng mai mốt diễn giả nào cũng thương rồi đó, tập quen từ sớm đi nghen. Mai mốt đi làm cũng vậy hà, đổi từ chữ “diễn giả” sang “đối tác” là các bạn sẽ có ngay bí quyết đi làm và chinh phục được lòng tin người khác đó 😉
Yêu thương,
Chị Thư ❤️
Bài viết tổng hợp trọn bộ kinh nghiệm thi Management Trainee (Quản trị viên tập sự): Kinh nghiệm thi Management Trainee – Trọn bộ hơn 150 bài viết chi tiết
Cập nhật thông tin về công việc đầu đời tại
- Founder Chương Khởi Điểm: https://chuongkhoidiem.com/chi-thu-la-ai
- Fan page: https://fb.com/chuongkhoidiem
- Fan page chuyên về Quản trị viên tập sự: https://fb.com/nextmt
- Group về Quản trị viên tập sự: https://fb.com/groups/thenextmt
- Fan page cho sinh viên khối kỹ thuật: https://fb.com/svkythuat
- Group cho sinh viên khối kỹ thuật: https://fb.com/groups/svkythuat
- Group tổng hợp cuộc thi dành cho sinh viên: https://fb.com/groups/cuocthisv
- Group tổng hợp workshop, training (online/offline) dành cho sinh viên: https://fb.com/groups/workshopsv
- Group tổng hợp chương trình tuyển thành viên, CTV, mentee... dành cho sinh viên: https://fb.com/groups/tuyenthanhviensv
- Youtube: https://youtube.com/chuongkhoidiem
- Website: https://chuongkhoidiem.com
- Facebook cá nhân của chị Thư: https://fb.com/ngbaphuongthu
Disclaimer: Article includes photos created by Freepik.com
Lưu ý: Tất cả các bài viết thuộc bản quyền của Chương Khởi Điểm, hoặc đã được Chương Khởi Điểm xin phép tác giả. Vui lòng không đăng tải lại hoặc sao chép dưới bất kỳ mọi hình thức trước khi được sự đồng ý của Chương Khởi Điểm.
