Quản trị viên tập sự – Lưu ý ở vòng thi thuyết trình cá nhân

Một số công ty tuyển dụng Quản trị viên tập sự (Managment Trainee) sẽ có vòng thuyết trình cá nhân trước khi thuyết trình nhóm. Cũng tương tự như phần thi làm việc nhóm, các bạn sẽ được giao 1 đề bài về tình hình kinh doanh của công ty giả định, kèm theo một số câu hỏi. Bạn sẽ có thời gian đọc đề, giải đề theo ý kiến riêng của mình và trình bày trước cán bộ cấp cao của công ty.

1⃣ Vòng thuyết trình của cuộc thi Quản trị viên tập sự (Management Trainee) thường đánh giá những kĩ năng gì?

Không chỉ đánh giá kĩ năng thuyết trình – nói trước công chúng, vòng thi này còn giúp nhà tuyển dụng nhìn ra những tố chất khác cực kì quan trọng ở bạn để phát triển thành một nhà lãnh đạo tương lai – một quản trị viên tập sự xứng đáng. Một số kĩ năng nổi bật bên cạnh kĩ năng thuyết trình có thể kể đến là kĩ năng thuyết phục người khác, kĩ năng giải quyết vấn đề, phân tích và suy luận logic, quản lý thời gian, sự sáng tạo

2⃣ Lưu ý gì khi làm bài?

• Lưu ý canh thời gian thật kĩ và hoàn thành các câu hỏi: để ý xem số câu hỏi bạn cần phải giải quyết là bao nhiêu, ước lượng mỗi câu hỏi cần bao nhiêu thời gian để làm và hoàn thành các câu hỏi. Thường thì task achievement (hoàn thành các câu hỏi) sẽ giúp bạn được đánh giá cao vì biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Dĩ nhiên là cũng sẽ có ngoại lệ, dù bạn không hoàn thành hết đề nhưng vẫn được lựa chọn vào vòng tiếp theo với điều kiện những câu hỏi trước bạn trả lời thật sự xuất sắc, suy nghĩ thấu đáo hơn hẳn những bạn khác. Còn nếu cùng một thời lượng, một đề bài như nhau nhưng hầu hết các bạn đều hoàn thành đúng giờ trong khi bạn thì chưa xong và cách trả lời của mỗi câu cũng không khác biệt gì so với người khác thì rõ ràng bạn khó mà chiếm được thiện cảm từ nhà tuyển dụng.
• Mỗi câu trả lời phải có số liệu và dẫn chứng thực tế: Cũng như những gì chị đã chia sẻ khi nói về vòng thảo luận nhóm, hãy chắc chắn là mỗi đáp án bạn đưa ra đều được suy nghĩ cẩn thận và lập luận một cách logic. Vòng thi này giúp nhà tuyển dụng nhìn thấy những bạn có tố chất xứng đáng để trở thành quản trị viên tập sự của công ty, vì vậy đừng dùng cảm tính mà phán đoán, hãy để những con số và dẫn chứng trong đề bài kết nối lại với nhau để cho ra kết quả hợp lý của bạn. Có thể áp dụng những mô hình bạn đã học được ở trường như SWOT, SMART goal, v.v.. – những mô hình này không quá trừu tượng và phức tạp nhưng lại có thể giúp bạn xử lý câu hỏi một cách hệ thống hơn. Lúc chị thi vào Unilever thì chị đã áp dụng mô hình SWOT để giải câu hỏi : “Với tình hình công ty như trên, bạn sẽ xử lý như thế nào” – chị phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty và đưa ra kết luận dựa trên những phân tích đó. Cách suy luận có hệ thống sẽ giúp bạn đỡ sót ý, lồng ghép dữ liệu đề bài vào một cách hiệu quả và hướng giải quyết cũng chặt chẽ, logic hơn thay vì chỉ có vài gạch đầu dòng chung chung không liên quan tới nhau.
• Bạn có thể để thêm một số thông tin kiến thức của chính bạn ở bên ngoài hoặc những ví dụ mà bạn biết để áp dụng vào bài. Tuy nhiên, hãy chắc chắn những kiến thức đó là chính xác nhé. Có thêm thông tin từ hiểu biết riêng của bạn sẽ là một điểm nổi trội hơn so với bạn khác, và hơn nữa một số tình huống nếu chỉ dùng thông tin có sẵn trong bài thì chưa chắc đã ra được hướng giải quyết hợp lý. Nhưng cũng áp dụng một cách đúng mực, đừng quá lạm dụng quá mức mà bỏ quên những chi tiết sẵn có từ đề bài nhé.

Sau này khi đi làm, đặc biệt nếu bạn được lựa chọn để trở thành Management Trainee (Quản trị viên tập sự) của công ty, bạn sẽ thấy rằng những kĩ năng này bạn sẽ vận dụng rất nhiều để giải quyết công việc của mình đó.

3⃣. Lưu ý gì khi thuyết trình? Làm sao để chứng minh bạn là một Quản trị viên tập sự (management trainee) xứng đáng?

• Luyện tập và làm quen với áp lực thuyết trình trước đông người: Thuyết trình đã là một kĩ năng khá cam go với một số bạn, chưa kể áp lực thi cử và quan trọng hơn là bạn chỉ có một mình đứng trước 2-3 nhân viên cấp cao của công ty sẽ càng dễ khiến bạn stress và run. Vậy nên hãy luyện nói trước đám đông thật nhiều khi có cơ hội để quen dần với việc trình bày ý tưởng và ít nhiều bớt run hơn khi bạn thi thực tế. Nhớ canh giờ để tập làm đúng thời gian cho phép nhé.
• Đảm bảo những điều cơ bản sau cho một bài thuyết trình tốt: Hãy bắt đầu bằng kết luận, sau đó đưa ra những dẫn chứng cụ thể. Cách trình bày theo kiểu diễn dịch sẽ giúp người nghe đỡ cảm thấy dài dòng và hiểu ngay vào đáp án của bạn một cách tập trung hơn. Đảm bảo bạn nhìn vào mắt nhà tuyển dụng vừa để thể hiện sự tự tin, vừa giúp thu hút sự chú ý của họ. Bên cạnh đó, đừng quá lệ thuộc vào giấy tờ, hãy tận dụng giấy và bút thuyết trình, nếu được hãy vẽ những số liệu cần thiết lên tờ giấy lớn để chỉ trực tiếp cho nhà tuyển dụng thấy thay vì bắt họ nhìn vào bảng vẽ nhỏ xíu ở đề bài. Và dĩ nhiên là bạn phải nắm rõ ý tưởng của mình để trình bày mà không nhìn vào giấy quá nhiều.
• Hãy thuyết trình một cách tự tin – tin tưởng với hướng giải quyết của mình: Nếu bạn đã đọc thật kĩ đề bài và những đáp án của bạn đều có dẫn chứng, số liệu rõ ràng thì bạn hoàn toàn có lí do để tự tin trình bày. Đừng biện hộ là nội dung bạn nói mới quan trọng, còn cách thuyết trình sẽ chỉ là hình thức thôi –  vì trên thực tế mai này khi đi làm bạn sẽ đại diện cho phòng ban của mình để nêu ý kiến trước rất nhiều phòng ban có liên quan khác. Nếu ngay cả bản thân bạn mà còn không tự tin vào những điều mình nói, không thể hiện được điều đó qua cách trình bày thì chắc chắn bạn sẽ gặp phải những câu hỏi khó và thái độ hồ nghi từ những người khác. Vòng thi này cũng vậy, không chỉ kiểm tra các bạn về suy nghĩ logic mà còn kiểm tra về sự tự tin trình bày và khả năng thuyết phục người khác
• Khi bị hỏi câu hỏi, hãy bình tĩnh trả lời qua 2 cách sau đây. Cách 1: bảo vệ quan điểm và lập luận của mình. Đừng bị lung lay bởi thách thức từ ban giám khảo, khi họ hỏi chưa chắc là vị bạn đưa ra hướng suy luận không chính xác mà đơn giản có thể vì họ muốn xem bạn có đủ tự tin vào đáp án của mình và có thể bảo vệ được luận điểm của bản thân hay không. Đừng vì nghĩ họ chức cao, giỏi hơn mình mà bất cứ gì họ nói bạn cũng nghe theo, đây là lúc bạn đang thi và nhiệm vụ của bạn là phải tin tưởng vào bản thân của mình thay vì lo lắng những chuyện không liên quan, nhớ nhé. Hãy bảo vệ bằng những thông tin bạn đã thu thập được trong bài và bổ sung những ý khác nếu lúc thuyết trình vừa rồi bạn chưa có đủ thời gian để nêu. Cách 2: Tuy nhiên cũng đừng quá cứng đầu, nếu bạn nghe góp ý của ban giám khảo và phát hiện ra rằng lập luận của mình thực sự còn thiếu sót và có lỗ hổng, hãy tiếp thu lời khuyên và đưa ra những hướng đi tiếp theo dựa trên lời khuyên đó.  Nếu bạn thực sự bị thuyết phục bởi nhận xét của ban giám khảo, hãy làm cho bản thân mình hữu ích hơn bằng việc nêu thêm một số ý kiến nếu tiếp tục hướng làm như ban giám khảo đề nghị. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện là bạn thực sự lắng nghe góp ý chứ không phải chỉ tiếp nhận thông tin một cách sáo rỗng, gượng ép và gật đầu nhận sai cho vừa lòng nhà tuyển dụng. Đừng lo là nếu nhận sai sẽ khiến bạn thân bạn trở nên khiếm khuyết, trái lại biết lắng nghe và cải thiện là một tố chất tốt để có thể giúp bạn phát triển lâu dài hơn, nên yên tâm nhé!

Ukie, chưa gì hết mà bài đã khá dài rồi, thôi mình tạm dừng lại ở đây nhé! Chúc các bạn thành công chinh phục công việc đầu đời mơ ước, đặc biệt là với chương trình Management Trainee (Quản trị viên tập sự) nhé

Yêu thương,

Chị Thư ❤